GS9 KB Design Playbook

Mục tiêu: Xây dựng một Knowledge Base được thiết kế để AI đọc và xử lý hiệu quả — con người đóng vai trò định nghĩa cấu trúc, cung cấp nội dung, và đánh giá chất lượng output. KB càng được tổ chức tốt, AI output càng đáng tin cậy.

5 phases · vòng lặp liên tục ở phase cuối

Phase 1 — Knowledge Inventory

Functional leads + KB admin ▼

Quy trình

Mỗi MKT Owner và Functional Lead tự list ra hệ thống kiến thức trong domain của mình — không phải 1 người audit hộ. Sau đó KB admin tổng hợp thành inventory chung, làm nền cho việc thiết kế structure.

Mỗi Functional Lead tự điền cho domain của mình

Domain

Mình phụ trách mảng nào? Kiến thức nào chỉ mình có?

Doc types

Đang tạo ra loại tài liệu nào? Plans, reports, SOP, framework...?

Đang lưu ở đâu

Google Drive, Sheets, chat Zalo, trong đầu, email thread...?

Update frequency

Tài liệu này thay đổi hàng ngày, hàng tuần hay gần như không đổi?

Phân loại content — quyết định gì vào KB, gì không

Static

Frameworks, Glossary, SOP, Brand guide
→ Vào KB, ít thay đổi

Semi-dynamic

Plans, Reports, Playbooks
→ Vào KB, cần update định kỳ

Dynamic

Realtime data, live dashboards, daily metrics
→ Không vào KB — để ở Sheets/Metabase

Output Knowledge inventory tổng hợp từ tất cả functional leads — danh sách content, nơi lưu, loại, frequency

Phase 2 — Platform & Format Decision

KB admin + decision makers ▼

Quy trình

Đánh giá các lựa chọn nền tảng và file format dựa trên tiêu chí cụ thể — không chọn vì quen tay. Mục tiêu là chọn platform phục vụ tốt nhất cho AI đọc và team cộng tác.

So sánh nền tảng KB

Tiêu chí	Outline	Notion	Google Drive	OneDrive / SharePoint
AI-friendly format	✓✓	△	△	△
Private collection / permissions	✓✓	✓	△	✓✓
Search & navigation	✓✓	✓✓	△	✓
MCP / API integration	✓✓	✓✓	✓	△
Chi phí	Có phí	Free / Có phí	Free (Google WS)	Microsoft 365
Độ phức tạp setup	Thấp	Trung bình	Thấp	Trung bình

So sánh file format

Tiêu chí	Markdown	Google Docs	Excel / Sheets	PDF	HTML
AI đọc dễ	✓✓	△	△	✗	△
Con người đọc / edit dễ	✓	✓✓	✓✓	✓	△
Structured data (bảng, số liệu)	△	△	✓✓	✗	✓
Version control / diff	✓✓	△	✗	✗	△
Portable (không lock-in)	✓✓	✗	△	✓	✓

✓✓ Tốt · ✓ Được · △ Tuỳ trường hợp · ✗ Không phù hợp

Suggestion cho GS9 KB: Nền tảng — Outline (private collections, MCP-ready, MD-native). File format — Markdown cho tất cả narrative docs. Các file hiện có dạng Excel, PDF, PPT có thể nhờ AI model convert sang Markdown trước khi đưa vào KB — không cần làm tay.

Output Platform & format đã chốt — lý do rõ ràng, không quay lại quyết định này

Phase 3 — Design Structure & Connect AI

KB admin · AI model ▼

Quy trình

Sau khi platform và format được chốt ở Phase 2, connect AI model ngay để generate draft đầu tiên của toàn bộ KB dựa trên knowledge inventory từ Phase 1. AI model không chỉ là Claude — framework này được thiết kế để hoạt động với bất kỳ AI model nào hỗ trợ về sau.

AI model connect — input & output

AI model nhận vào

— Knowledge inventory từ Phase 1
— Collection structure đã chốt
— File format convention (MD)
— Template structure mục tiêu

AI model tạo ra

— Draft Workspace Map
— Draft Collection Map từng collection
— Draft skeleton cho từng doc type
— Naming convention doc
— Convert Excel / PDF / PPT → MD

Human review và chỉnh logic — không viết từ đầu. AI tạo draft nhanh, team chỉ cần validate và approve.

AI model options

Claude (Anthropic)

MCP-ready, Outline integration có sẵn. Recommended cho GS9 setup hiện tại.

ChatGPT / GPT-4o

Phổ biến, dễ dùng. Có thể dùng song song để cross-check output.

Gemini / models khác

Framework không lock-in vào 1 model. Structure MD-based hoạt động với bất kỳ AI nào.

Output AI-generated draft cho tất cả Map docs, templates và file convert — team review và approve, sẵn sàng fill content

Phase 4 — Fill Content & Test

Toàn team · thực nghiệm ▼

Quy trình

Functional leads điền content thật vào draft AI đã tạo. Song song với đó, test thực nghiệm ngay — đặt câu hỏi thật cho AI và đánh giá output. Mục tiêu không phải hoàn thành KB 100%, mà là kiểm tra xem KB có thực sự giúp ích cho AI output không.

Pilot trước — rollout sau

Bắt đầu với 1 collection

Chọn collection có nhiều content nhất và team dùng thường xuyên nhất (ví dụ: MKT — UA). Fill đủ để có thể test thực tế.

Test ngay sau khi fill

Đặt 5–10 câu hỏi thực tế mà team hay hỏi. So sánh AI output khi có KB và không có KB. Ghi lại kết quả.

Tiêu chí đánh giá AI output

🎯

Accuracy

AI trả lời đúng thông tin không?

🧭

Navigation

AI tìm đúng collection / doc không?

📦

Context

Output có đủ context để hành động không?

⚡

Speed

Có nhanh hơn tìm tay không?

Output KB có content thật + test results từ pilot collection + danh sách gaps cần fix trước khi rollout

Phase 5 — Evolution & Optimization

Ongoing · vòng lặp liên tục ▼

Quy trình

KB không phải build một lần là xong. Phase này là vòng lặp liên tục — đánh giá quality AI output, phát hiện điểm yếu trong KB, hiệu chỉnh, rồi test lại. KB càng được tinh chỉnh, AI output càng đáng tin cậy.

Vòng lặp optimization

Observe

AI output bị sai / thiếu ở đâu?

→

Diagnose

Lỗi do KB thiếu, sai, hay cấu trúc kém?

→

Fix

Update doc, thêm context, cải structure

→

Re-test

Chạy lại test cases, đo cải thiện

↻

Các chiều tối ưu KB

Content quality

Doc thiếu context, thông tin cũ, TL;DR chưa rõ → AI trả lời mơ hồ

Structure clarity

Collection không rõ scope, doc bị nhầm chỗ → AI navigate sai collection

Routing accuracy

AI routing guide chưa cover đủ keyword → AI không biết đường đi

Khi nào KB đủ tốt? Không có điểm kết thúc cố định — KB đủ tốt khi AI output đạt ngưỡng team chấp nhận được cho majority of queries. Trong thực tế, cadence review hợp lý là monthly — đánh giá batch failures, cập nhật KB, chạy lại test suite.

Output KB ngày càng đáng tin cậy — AI output chất lượng cao hơn theo mỗi vòng lặp

Roadmap thực thi

12–14/5

Phase 1: Functional leads điền knowledge inventory

KB admin tổng hợp

14–15/5

Phase 2: So sánh platform + format

Chốt Outline + Markdown

15–16/5

Phase 3: Connect AI model

AI generate draft toàn bộ KB

Team review + approve

19–23/5

Phase 4: Pilot fill content — MKT UA

Test AI output với KB

Rollout collections còn lại

Từ tháng 6

Phase 5: Monthly review cycle

Observe → Diagnose → Fix → Re-test

↻ Lặp lại liên tục

Collection architecture

Permission matrix

Collection	MKT	PRD	Ghi chú
🌐 Workspace Map	View	View	Public · AI entry
MKT — *	View + Edit	None (không thấy)	PRD invisible
Live Ops / Coordinator / CS	None (không thấy)	View + Edit	MKT invisible
Project — PT / CFL	View + Edit	View + Edit	Shared · cross-team

Structure bên trong collection (Hướng 3 — Lai)

MKT — UA

📋 Plans (parent doc)

└ [PT] UA Plan Q3 2026

└ [CFL] UA Plan Q3 2026

📊 Reports

└ [PT] CPI Benchmark Q3 2026

└ [CFL] Weekly Perf W20

🧠 Frameworks

└ Bidding Strategy Guide

📖 Glossary

📁 Templates

Project — Play Together

🗺 PT Project Map (aggregator)

└ Cross-links MKT + PRD

└ Timeline / milestones

└ Team roster (MKT + PRD roles)

Tags: #project-pt

Update: weekly (manual phase 1)

→ n8n auto sau 4–6 tuần

Anatomy của 4 loại file

Workspace Map

Header + last updated

Về workspace (team/market/games)

Collections index (table)

Quick links

Naming conventions

★ AI routing guide

Collection Map

Header + last updated

Về collection này

★ Docs index (list parent docs)

Sub-index nếu cần

Conventions riêng collection

— (không có AI routing)

Doc thường

Header + owner

Context / background

Body / nội dung chính

Related links

★ Tags + metadata

— (không có AI routing)

Project Map

Header + last updated

Project overview

Team members (MKT + PRD)

Timeline / milestones

★ MKT cross-links

★ PRD cross-links

Naming convention

Project prefix

[PT]

Play Together

[CFL]

CrossFire Legends

Doc type (tầng 1)

📋 Plans📊 Reports🧠 Frameworks📖 Glossary📁 Templates

Tag pattern

#project-pt #project-cfl #ua #liveops

File type

Markdown (.md)

Update cadence

Monthly (hoặc khi đổi structure)

Owner

KB admin · 1 người duy nhất

workspace_map.md

# GS9 Workspace Map
> Last updated: [YYYY-MM-DD] · Maintained by: [name]

<!-- Đây là AI entry point. Viết cho AI đọc trước, con người check logic. -->

Đây là điểm vào trung tâm của GS9 knowledge base.
Nếu không biết tìm gì ở đâu — bắt đầu từ đây.

---

## Về workspace này

| Field | Value |
|---|---|
| **Team** | VNG Games Growth — MKT + PRD |
| **Markets** | VN · TH · ID · PH |
| **Games** | Play Together (PT) · CrossFire Legends (CFL) |
| **AI access** | Claude Project + Outline MCP |

---

## Collections

### Marketing (private — MKT only)

| Collection | Nội dung chính | Owner | Cadence |
|---|---|---|---|
| MKT — UA | Plans, Reports, Frameworks, Glossary, Templates | [name] | Bi-weekly |
| MKT — Branding | ... | [name] | Bi-weekly |
| MKT — Content | ... | [name] | Bi-weekly |
| MKT — Social Community | ... | [name] | Bi-weekly |

### Product (private — PRD only)

| Collection | Nội dung chính | Owner | Cadence |
|---|---|---|---|
| Live Ops | ... | [name] | Bi-weekly |
| Coordinator | ... | [name] | Bi-weekly |
| Customer Service | ... | [name] | Bi-weekly |

### Projects (shared — MKT + PRD)

| Collection | Status | Project Lead | Cadence |
|---|---|---|---|
| [Project — Play Together](link) | 🟢 Active | [name] | Weekly |
| [Project — CFL](link) | 🟢 Active | [name] | Weekly |

---

## Quick links

<!-- Max 8 links. Chỉ link docs mà >1 người dùng mỗi tuần -->

- [PT Project Map](link) — cross-team index cho Play Together
- [CFL Project Map](link) — cross-team index cho CrossFire Legends
- [UA Frameworks](link) — bidding strategy, creative testing guide
- [Glossary tổng hợp](link) — thuật ngữ chung MKT + PRD

---

## Naming conventions

<!-- Single source of truth cho naming. Khi team hỏi → trỏ về đây -->

- **Project prefix:** `[PT]` = Play Together · `[CFL]` = CrossFire Legends
- **Doc types (tầng 1):** Plans / Reports / Frameworks / Glossary / Templates
- **Tags:** `#project-pt` · `#project-cfl` · `#ua` · `#liveops` · `#branding`
- **Cadence:** game docs weekly · function docs bi-weekly · tooling on-change
- **File format:** Markdown (.md) — AI-first, con người check logic

---

## Hướng dẫn cho AI (routing guide)

<!-- Update section này dựa trên friction log thật sau 2 tuần dùng KB -->
<!-- Phase 6 Step 17: viết sau khi có data thực tế từ phase 5 -->

Khi query liên quan đến:

| Keyword / chủ đề | Đi đến | Doc type |
|---|---|---|
| CPI, ROAS, performance | MKT — UA | Reports |
| Creative strategy, bidding | MKT — UA | Frameworks |
| UA plan, media plan | MKT — UA | Plans |
| Visual identity, brand guide | MKT — Branding | Frameworks |
| Content calendar, copy | MKT — Content | Plans / Reports |
| Event schedule, live ops plan | Live Ops | Plans |
| CS process, ticket flow | Customer Service | Frameworks |
| Cross-team milestone, PT/CFL | Project — PT/CFL | Project Map |
| Thuật ngữ không rõ | Collection liên quan | Glossary |

<!-- Nếu query không match bất kỳ row nào → xem Project Map tương ứng trước -->

Note: Section "Hướng dẫn cho AI" để trống ở phase 4 — chỉ viết sau khi có friction log thật từ 2 tuần dùng KB (phase 5). Routing guide dựa trên query thật sẽ chính xác hơn nhiều so với đoán mò ban đầu.

File type

Markdown (.md)

Update cadence

Bi-weekly

Owner

Collection owner (1 per collection)

collection_map.md — ví dụ: MKT — UA

# MKT — UA · Collection Map
> Last updated: [YYYY-MM-DD] · Owner: [name]

<!-- Parent doc đầu tiên trong collection. Vừa là intro vừa là index. -->

Collection này chứa toàn bộ knowledge của UA function — cross-project.
Project-specific content được prefix bằng [PT] hoặc [CFL] trong title.

---

## Docs trong collection này

### 📋 Plans
- [[PT] UA Plan Q3 2026](link) — media plan, budget allocation PT Q3
- [[CFL] UA Plan Q3 2026](link) — media plan, budget allocation CFL Q3

### 📊 Reports
- [[PT] CPI Benchmark Q3 2026](link) — CPI by channel, market
- [[CFL] Weekly Performance W20](link) — weekly metrics summary
- [UA Channel Comparison H1 2026](link) — cross-project channel analysis

### 🧠 Frameworks
- [Bidding Strategy Guide](link) — tCPA vs tROAS vs manual, khi nào dùng cái gì
- [Creative Testing Framework](link) — process test creative, metrics đánh giá
- [Audience Segmentation Playbook](link) — segment strategy by market

### 📖 Glossary
- [UA Glossary](link) — thuật ngữ UA: CPI, IPM, CTR, ROAS, LTV...

### 📁 Templates
- [Weekly Report Template](link)
- [Campaign Brief Template](link)

---

## Conventions riêng collection này

- Report cadence: weekly (Friday) · monthly (EOM)
- Naming: `[PT]` hoặc `[CFL]` prefix cho tất cả project-specific docs
- Cross-project docs: không có prefix, để ở root type folder

---

## Related

- [Workspace Map](link) — global conventions + AI routing
- [Project — Play Together](link) — cross-team context PT
- [Project — CFL](link) — cross-team context CFL

File type

Markdown (.md)

Update cadence

Weekly (manual phase 1) → n8n auto sau 4–6 tuần

Owner

Project lead

project_map.md — ví dụ: Project — Play Together

# Project — Play Together · Project Map
> Last updated: [YYYY-MM-DD] · Project Lead: [name]

<!-- Aggregator doc — trỏ ngược về function knowledge trong MKT + PRD collections -->
<!-- Tag tất cả PT docs với #project-pt để n8n auto-update section này sau -->

---

## Project overview

| Field | Value |
|---|---|
| **Game** | Play Together |
| **Markets** | VN · TH · ID · PH |
| **Status** | 🟢 Active |
| **Phase hiện tại** | [phase name] |

---

## Team

| Role | Name | Function |
|---|---|---|
| Project Lead | [name] | [MKT/PRD] |
| UA Lead | [name] | MKT |
| Content Lead | [name] | MKT |
| Live Ops Lead | [name] | PRD |
| CS Lead | [name] | PRD |

---

## Timeline & milestones

| Milestone | Date | Owner | Status |
|---|---|---|---|
| [milestone name] | [date] | [name] | 🟡 In progress |
| [milestone name] | [date] | [name] | ⬜ Planned |

---

## MKT knowledge (links về MKT collections)

<!-- Chỉ link docs tagged #project-pt trong MKT collections -->

- **Plans:** [[PT] UA Plan Q3 2026](link) · [[PT] Content Plan Q3](link)
- **Reports:** [[PT] CPI Benchmark Q3](link) · [[PT] Weekly Perf W20](link)
- **Campaigns đang chạy:** [link]

---

## PRD knowledge (links về PRD collections)

<!-- Chỉ link docs tagged #project-pt trong PRD collections -->

- **Live Ops:** [[PT] Event Schedule Q3](link) · [[PT] LiveOps Plan](link)
- **CS:** [[PT] Known Issues Log](link)
- **Coordinator:** [[PT] Cross-team Tracker](link)

---

## AI routing cho project này

| Query về | Đi đến |
|---|---|
| UA performance, CPI PT | MKT — UA → Reports → [PT] |
| Creative, content PT | MKT — Content → [PT] |
| Event PT, live ops | Live Ops → [PT] |
| Issue, bug PT | Customer Service → [PT] |

File type

Markdown (.md)

Update cadence

On-change (khi có thay đổi thực tế)

Owner

Doc author (người tạo doc)

doc_template.md — dùng cho Plans / Reports / Frameworks

# [PT] CPI Benchmark Q3 2026
> Owner: [name] · Last updated: [YYYY-MM-DD]
> Tags: #project-pt #ua #report #q3-2026
> Collection: MKT — UA → Reports

<!-- Format: [PREFIX] Title QN YYYY
     Prefix: [PT] hoặc [CFL] nếu project-specific, bỏ nếu cross-project
     Type: match với parent folder (Plans/Reports/Frameworks/...) -->

---

## Context

<!-- 2–3 câu: tại sao doc này tồn tại, dùng để làm gì -->

Benchmark CPI theo channel và market cho PT Q3 2026.
Dùng để so sánh performance vs Q2 và vs industry benchmark.

---

## TL;DR

<!-- 3–5 bullet. AI đọc phần này trước khi đi vào detail. -->

- CPI tốt nhất: Meta VN ([$X])
- CPI tệ nhất: TikTok TH ([$X])
- Kênh nên scale: [...]
- Kênh nên cut: [...]

---

## [Nội dung chính]

<!-- Phần này tùy doc type:
     - Plans: objectives, tactics, budget, timeline
     - Reports: data, analysis, findings
     - Frameworks: when to use, how to use, examples
     - Glossary: term definitions -->

[Viết nội dung ở đây]

---

## Related

- [Collection Map](link) — index của collection này
- [Project Map PT](link) — nếu doc này thuộc project PT
- [Doc liên quan khác](link)

TL;DR section là bắt buộc cho tất cả doc type trừ Glossary. AI đọc TL;DR trước khi quyết định có đọc full doc không. TL;DR tốt = AI trả lời nhanh hơn, context window hiệu quả hơn.